Distender los invitados

Todos hemos estado en eventos en los que uno se siente perdido, un invitado entre muchos otros. ¿Cómo hacer que los asistentes se sientan especiales?

Recibir bien a los invitados

Recibir a los invitados de manera cálida no es tan fácil como parece. Llegar y ver una cara familiar, idealmente la de quien ha hecho la invitación, es mucho mejor que llegar y ver caras extrañas. Este toque personal constituye una diferencia enorme para que el asistente se sienta bien a gusto y valorado.

Asegurarse de que estén presentes todos los empleados que están en contacto con los asistentes (vendedores por ejemplo, si el acto es para clientes), un mínimo de 30 minutos antes de que se inicie el acto y de que estén disponibles para recibir al público. Mejor evitar que estén hablando entre sí. Si no hay suficientes empleados, contratar personal externo para, por lo menos, ofrecer un recibimiento personal.

En muchos casos, el anfitrión u otros miembros de la empresa estarán hablando cuando llegue un nuevo invitado, puede ser útil pausar la conversación y saludar al recién llegado, idealmente presentando las 2 personas una a la otra (la gente siempre desea hacer nuevos contactos en los eventos).

Otro elemento muy importante es que el equipo haga un esfuerzo de personalización: llamar a los asistentes por su nombre, o mejor aún, tener alguna anécdota o que recuerden algún detalle del asistente es lo más adecuado para que el invitado se sienta especial y poder iniciar una conversación con él. Puede resultar útil pensar, un poco antes del evento, en lo que se podrá comentar con cada asistente.

Los acreditaciones son otra herramienta útil a veces: ofrecer a la gente una base para iniciar una conversación (por ejemplo el nombre de la empresa de cada persona). En algunos casos, se verá que así se conocerán gente que sólo se conocía a distancia, por teléfono o mail.

Aparte de un contacto cálido asegurarse de que los invitados tengan, desde su llegada, toda la información necesaria sobre el evento (un plano del lugar, el programa detallado, etc.) para que la gente se oriente con facilidad. También procurar que la señalética sea clara.

Por otro lado, estaría bien disponer de un servicio de mozos que pase entre el público ofreciendo bebidas. Esto permitirá que los asistentes se muevan con libertad sin tener que hacer cola en la barra para hacerse con su bebida. La gente se suele sentir más a gusto con una copa en la mano.

Dar de comer

Muchos asistentes esperarán, al llegar al evento, algún tipo de comida o copetín. No es necesario ofrecer mucha cantidad, variedad, o sofisticación, pero sí que sea bueno y de fácil acceso. Disponer la comida en bandejas que circulen por entre el público, además de un posible buffet fijo. Sobre todo, estar seguro que la comida sea fácil de comer sin requerir tenedor y cuchillo. Servir, por ejemplo, lomitos de carne en baguette, sencillo, práctico y excelente.

El ritmo del entretenimiento

En muchos eventos, habrá una gran variedad de perfiles de asistentes. Ofrecer un entretenimiento que agrade a todos es esencial, pero muy difícil.
No hay que temer dejar tiempo tranquilo, sin ningún tipo de espectáculo de animación. Muchos eventos constituyen un encuentro en el que los invitados se relacionan ("networking"), por lo que los momentos de comunicación tranquila entre invitados son una buena idea.

Para comunicarse con los asistentes de manera más directa a través del espectáculo, contratar a artistas que puedan llegar a los invitados de una manera próxima, además de ofrecer variedad en el tipo de entretenimiento (un cómico, un mimo, un grupo de jazz itinerante, etc.)
Decorar el espacio, pero sin exceso. Utilizar las luces para crear un ambiente y representar la marca con bajo costo.

Recordar que cada asistente quiere ser especial y tiene que salir contento. Un trabajo importante del organizador es conseguir que sus invitados se sientan especiales.